Chậm trễ trong vận tải quốc tế là chuyện thường xảy ra, và cách xử lý quyết định quan hệ với khách.
Theo dõi bằng gì
Số vận đơn tra được trên hệ thống của hãng vận tải.
Cập nhật từ đơn vị giao nhận.
Với hàng quan trọng, đặt lịch kiểm định kỳ thay vì chờ tin báo.
Các mốc cần theo
Hàng vào cảng đi.
Xếp lên tàu và tàu rời cảng.
Chuyển tải nếu có — đây là mốc hay phát sinh chậm trễ nhất.
Tàu tới cảng đến.
Thông quan và giao hàng.
Nguyên nhân chậm trễ thường gặp
Tàu bỏ chuyến hoặc đổi lịch.
Ùn tắc ở cảng.
Thời tiết.
Vướng mắc thủ tục ở một trong hai đầu.
Nguyên tắc quan trọng nhất
Báo cho khách ngay khi biết, đừng chờ tới khi họ hỏi.
Khách chấp nhận được việc hàng chậm; cái họ không chấp nhận là biết tin từ người khác.
Kèm theo thông tin chậm bao lâu và mình đang làm gì.
Hạn chế thiệt hại
Với hàng có tính thời vụ hoặc có hạn, trao đổi sớm với khách về phương án.
Chuẩn bị chứng từ để hàng thông quan ngay khi tới, không mất thêm ngày ở cảng đến.
Về hợp đồng
Nên có điều khoản về chậm trễ do nguyên nhân khách quan ngoài kiểm soát của hai bên.
Điều này bảo vệ cả hai và tránh tranh cãi về lỗi.
Rút kinh nghiệm
Ghi lại nguyên nhân chậm của từng lô. Sau vài lô sẽ thấy chỗ nào trong chuỗi hay có vấn đề.
Hỏi đáp nhanh
Mốc nào hay phát sinh chậm trễ nhất?
Khâu chuyển tải, nếu hành trình có chuyển tải.
Nguyên tắc quan trọng nhất khi có chậm trễ là gì?
Báo cho khách ngay khi biết, đừng chờ tới khi họ hỏi — kèm thông tin chậm bao lâu và mình đang làm gì.
Làm gì để hạn chế thiệt hại?
Trao đổi sớm với khách về phương án nếu hàng có tính thời vụ, và chuẩn bị chứng từ để hàng thông quan ngay khi tới.
Hợp đồng nên có điều khoản gì?
Điều khoản về chậm trễ do nguyên nhân khách quan ngoài kiểm soát của hai bên — nó bảo vệ cả hai và tránh tranh cãi về lỗi.
