Thủ tục hải quan ở Việt Nam đã điện tử hóa phần lớn. Bài này mô tả trình tự chung để người mới hình dung được.
Quy định và quy trình cụ thể được sửa đổi theo thời gian. Trước khi làm, tra văn bản hiện hành hoặc hỏi chi cục hải quan nơi làm thủ tục.
Trình tự chung
- Chuẩn bị hồ sơ — hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, và các giấy phép chuyên ngành nếu có.
- Khai tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống.
- Hệ thống phân luồng và trả kết quả.
- Thực hiện theo luồng được phân.
- Thông quan, hàng được đưa lên phương tiện vận tải.
Phân luồng
Đây là cơ chế quản lý theo rủi ro, chia làm ba mức.
Luồng xanh — miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Thông quan nhanh nhất.
Luồng vàng — kiểm tra chi tiết hồ sơ, không kiểm tra thực tế hàng.
Luồng đỏ — kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Mất nhiều thời gian nhất.
Việc phân luồng không ngẫu nhiên. Nó dựa trên đánh giá rủi ro với nhiều yếu tố: loại hàng, thị trường, lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, và các dấu hiệu bất thường trong khai báo.
Hệ quả thực tế đáng biết: doanh nghiệp khai đúng và đủ qua nhiều lô thì tỷ lệ được luồng thoáng cũng tăng lên. Ngược lại, một lần khai sai hoặc thiếu để lại dấu vết trong hồ sơ tuân thủ.
Kiểm tra chuyên ngành
Một số nhóm hàng phải qua kiểm tra của cơ quan chuyên ngành trước hoặc song song với thủ tục hải quan — kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm, chất lượng.
Đây là khâu hay gây chậm nhất, vì nó phụ thuộc lịch của cơ quan khác. Nên tìm hiểu trước xem hàng của mình thuộc diện nào và mất bao lâu, để tính vào lịch giao hàng.
Bốn chỗ hay vướng
Sai mã HS. Dẫn tới sai thuế suất và sai chính sách quản lý. Nếu bị phát hiện sau khi thông quan, có thể phải khai bổ sung và nộp bổ sung.
Chứng từ không khớp nhau. Số lượng, trọng lượng, trị giá trên hóa đơn, phiếu đóng gói và tờ khai phải trùng khớp. Lệch một chi tiết nhỏ cũng đủ để hồ sơ bị trả lại.
Thiếu giấy phép chuyên ngành. Phát hiện khi hàng đã ra cảng thì chi phí lưu kho lưu bãi phát sinh rất nhanh.
Khai sai trị giá. Trị giá khai báo phải phản ánh đúng giao dịch thật. Đây là mục được kiểm tra kỹ.
Tự làm hay thuê dịch vụ
Với doanh nghiệp mới và lượng xuất khẩu chưa nhiều, thuê đơn vị làm dịch vụ hải quan thường hợp lý — họ nắm quy trình và xử lý nhanh hơn.
Nhưng ngay cả khi thuê, doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm về nội dung khai báo. Vì vậy nên tự nắm được ba thứ: mã HS của hàng mình, hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành nào không, và nội dung tờ khai có khớp với chứng từ không.
Lưu hồ sơ
Hồ sơ hải quan phải được lưu theo thời hạn quy định, và có thể bị kiểm tra sau thông quan.
Nên lưu đầy đủ và có hệ thống theo từng lô: tờ khai, toàn bộ chứng từ, và cả thư từ trao đổi với khách. Khi có kiểm tra sau thông quan hoặc có tranh chấp, đây là thứ duy nhất chứng minh được.
Hỏi đáp nhanh
Phân luồng xanh vàng đỏ có phải may rủi không?
Không. Đó là cơ chế quản lý theo rủi ro, dựa trên loại hàng, thị trường, lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp và các dấu hiệu bất thường trong khai báo.
Doanh nghiệp có làm gì để được luồng thoáng hơn không?
Có. Khai đúng và đủ qua nhiều lô thì tỷ lệ được luồng thoáng cũng tăng. Ngược lại, một lần khai sai hoặc thiếu để lại dấu vết trong hồ sơ tuân thủ.
Khâu nào hay gây chậm nhất?
Kiểm tra chuyên ngành, vì nó phụ thuộc lịch của cơ quan khác. Nên tìm hiểu trước hàng của mình thuộc diện nào và mất bao lâu để tính vào lịch giao hàng.
Thuê dịch vụ hải quan thì có hết trách nhiệm không?
Không. Doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm về nội dung khai báo, nên vẫn phải tự nắm mã HS, diện quản lý chuyên ngành, và nội dung tờ khai có khớp chứng từ không.
