Chứng từ xuất khẩu không phải dùng xong là bỏ. Chúng cần lại nhiều năm sau trong vài tình huống cụ thể.
Thời hạn lưu trữ do quy định hiện hành xác định — nên tra cứu và tuân thủ.
Khi nào cần lại
Kiểm tra sau thông quan của cơ quan hải quan.
Kiểm tra về thuế.
Tranh chấp với người mua hoặc với bên vận tải.
Khách hỏi lại thông tin về một lô cũ.
Làm hồ sơ chứng minh năng lực với khách mới.
Tổ chức theo lô
Một thư mục cho mỗi lô hàng, đặt tên theo số hợp đồng và ngày.
Trong đó có đủ: hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, tờ khai, vận đơn, chứng nhận, chứng từ thanh toán, và trao đổi quan trọng với khách.
Bản giấy và bản điện tử
Giữ cả hai với các chứng từ quan trọng.
Bản điện tử phải có sao lưu ở nơi khác — hỏng ổ đĩa là mất toàn bộ.
Đặt tên tệp có quy tắc
Ngày, số hợp đồng, loại chứng từ.
Quy tắc nhất quán quan trọng hơn quy tắc hoàn hảo — điều cần là tìm lại được sau ba năm.
Ghi lại quá trình
Ngoài chứng từ chính thức, ghi lại các mốc thời gian và vướng mắc của từng lô.
Đây là tài liệu để cải tiến quy trình và để đào tạo người mới.
Bảo mật
Chứng từ chứa thông tin về giá, về khách hàng và về nhà cung cấp.
Giới hạn quyền truy cập và không để nơi ai cũng xem được.
Rà soát định kỳ
Mỗi năm kiểm xem hồ sơ có đủ và có tìm lại được không — đừng chờ tới lúc bị kiểm tra mới biết là thiếu.
Hỏi đáp nhanh
Khi nào cần lại chứng từ cũ?
Kiểm tra sau thông quan, kiểm tra về thuế, tranh chấp với người mua hoặc bên vận tải, khách hỏi lại một lô cũ, và làm hồ sơ chứng minh năng lực.
Nên tổ chức hồ sơ thế nào?
Một thư mục cho mỗi lô hàng, đặt tên theo số hợp đồng và ngày, chứa đủ hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, tờ khai, vận đơn, chứng nhận và chứng từ thanh toán.
Bản điện tử cần lưu ý gì?
Phải có sao lưu ở nơi khác — hỏng ổ đĩa là mất toàn bộ.
Vì sao cần rà soát định kỳ?
Để biết hồ sơ có đủ và tìm lại được không, thay vì chờ tới lúc bị kiểm tra mới phát hiện thiếu.
