Đây là hai chứng từ do bên bán lập, nên cũng là hai chỗ mà sai sót hoàn toàn thuộc về mình.
Hoá đơn thương mại cần có gì
Thông tin đầy đủ của bên bán và bên mua.
Số và ngày hoá đơn, số hợp đồng.
Mô tả hàng đủ chi tiết, số lượng, đơn giá, tổng tiền.
Đồng tiền thanh toán.
Điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán.
Nước xuất xứ.
Mô tả hàng
Đây là mục hay bị làm sơ sài nhất.
Mô tả phải đủ để hải quan xác định được mã phân loại — ghi chung chung dẫn tới yêu cầu giải trình và chậm trễ.
Đồng thời phải khớp với mô tả trong hợp đồng và trong thư tín dụng nếu có.
Phiếu đóng gói cần có gì
Số kiện, cách đánh số kiện.
Nội dung từng kiện.
Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
Kích thước và thể tích.
Ký mã hiệu trên kiện hàng.
Vì sao trọng lượng hay sai
Nhầm giữa trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì là lỗi phổ biến.
Nó ảnh hưởng tới cước vận tải và tới đối chiếu của hải quan.
Kiểm chéo trước khi phát hành
Đối chiếu hoá đơn với phiếu đóng gói, rồi đối chiếu cả hai với hợp đồng.
Nếu thanh toán qua thư tín dụng thì đối chiếu thêm với yêu cầu của thư tín dụng — đây là chỗ chặt chẽ nhất.
Lưu mẫu
Giữ bộ chứng từ của lô đã trót lọt làm mẫu, và dùng danh sách kiểm cố định cho mỗi lô mới.
Hỏi đáp nhanh
Hoá đơn thương mại cần có gì?
Thông tin hai bên, số và ngày hoá đơn cùng số hợp đồng, mô tả hàng đủ chi tiết với số lượng đơn giá tổng tiền, đồng tiền thanh toán, điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán, cùng nước xuất xứ.
Vì sao mô tả hàng phải chi tiết?
Vì nó phải đủ để hải quan xác định được mã phân loại — ghi chung chung dẫn tới yêu cầu giải trình và chậm trễ.
Lỗi phổ biến về trọng lượng là gì?
Nhầm giữa trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì — nó ảnh hưởng tới cước vận tải và tới đối chiếu của hải quan.
Kiểm chéo thế nào?
Đối chiếu hoá đơn với phiếu đóng gói, rồi cả hai với hợp đồng, và nếu thanh toán qua thư tín dụng thì đối chiếu thêm với yêu cầu của thư tín dụng.
