Chứng từ là phần quyết định trong xuất khẩu — hàng đi tới đâu thì chứng từ phải đúng tới đó.
Danh mục cụ thể phụ thuộc mặt hàng, thị trường và điều khoản hợp đồng. Nên xác nhận với người mua và với đơn vị dịch vụ.
Hợp đồng
Cơ sở của mọi thứ còn lại. Mọi chứng từ sau đó phải nhất quán với hợp đồng.
Hoá đơn thương mại
Ghi hàng gì, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán.
Đây là chứng từ dùng cho hải quan hai đầu và cho ngân hàng.
Phiếu đóng gói
Chi tiết cách hàng được đóng: số kiện, quy cách, trọng lượng, kích thước.
Nó giúp bên nhận kiểm hàng và giúp hải quan đối chiếu. Số liệu phải khớp tuyệt đối với hoá đơn.
Vận đơn
Do hãng vận tải phát hành, xác nhận đã nhận hàng để chở.
Với một số dạng, nó còn là chứng từ sở hữu — người cầm bản gốc mới nhận được hàng.
Đây là lý do việc giữ và gửi vận đơn phải rất cẩn thận.
Chứng nhận xuất xứ
Cần khi người mua muốn hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại.
Các chứng từ theo mặt hàng
Chứng thư kiểm dịch, chứng nhận chất lượng, chứng nhận an toàn thực phẩm, giấy phép — tuỳ mặt hàng và thị trường.
Chứng từ bảo hiểm
Khi điều kiện giao hàng yêu cầu bên bán mua bảo hiểm.
Nguyên tắc bao trùm
Mọi chứng từ phải nhất quán với nhau về tên hàng, số lượng, trọng lượng, số hợp đồng và tên các bên.
Một chi tiết lệch có thể làm ngân hàng từ chối thanh toán, dù hàng đã giao đúng.
Hỏi đáp nhanh
Bộ chứng từ cơ bản gồm những gì?
Hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ nếu cần, và các chứng từ theo mặt hàng như chứng thư kiểm dịch hay chứng nhận chất lượng.
Vì sao vận đơn phải giữ cẩn thận?
Vì với một số dạng, nó là chứng từ sở hữu — người cầm bản gốc mới nhận được hàng.
Nguyên tắc bao trùm về chứng từ là gì?
Mọi chứng từ phải nhất quán về tên hàng, số lượng, trọng lượng, số hợp đồng và tên các bên.
Một chi tiết lệch gây hậu quả gì?
Có thể làm ngân hàng từ chối thanh toán, dù hàng đã giao đúng.
