Đơn hàng chỉ hoàn tất khi tiền về. Theo dõi công nợ là phần công việc thật, không phải việc phụ.
Theo dõi có hệ thống
Danh sách các khoản phải thu, kèm ngày đến hạn theo hợp đồng.
Đặt nhắc trước ngày đến hạn, không phải sau.
Nhắc lịch sự trước hạn là chuyện bình thường và giúp tránh chậm do quên.
Khi quá hạn
Liên hệ ngay, bằng văn bản để có bản ghi.
Hỏi rõ nguyên nhân — chậm do quy trình nội bộ, do thiếu chứng từ, hay do khó khăn tài chính là ba tình huống khác nhau.
Nếu thiếu chứng từ thì bổ sung ngay; đây là nguyên nhân phổ biến và dễ xử lý nhất.
Nếu do khó khăn tài chính
Thoả thuận lịch trả và ghi thành văn bản.
Tạm dừng đơn hàng mới cho tới khi giải quyết xong khoản cũ.
Leo thang từng bước
Nhắc — văn bản chính thức — nhờ ngân hàng hoặc bên trung gian — biện pháp pháp lý.
Mỗi bước nên có mốc thời gian rõ và thông báo trước.
Cân nhắc chi phí theo đuổi
Đòi nợ xuyên biên giới tốn kém và mất thời gian.
Với khoản nhỏ, chi phí theo đuổi có thể vượt giá trị khoản nợ — cần tính trước khi quyết.
Phòng vẫn hơn
Điều khoản thanh toán phù hợp với mức tin cậy của khách.
Không để một khách nợ quá nhiều cùng lúc.
Tìm hiểu các hình thức bảo hiểm tín dụng xuất khẩu nếu có.
Ghi lại
Lịch sử thanh toán của từng khách là căn cứ để quyết định điều khoản cho đơn sau.
Hỏi đáp nhanh
Theo dõi công nợ thế nào?
Lập danh sách các khoản phải thu kèm ngày đến hạn, và đặt nhắc trước ngày đến hạn chứ không phải sau.
Khi quá hạn cần hỏi gì?
Nguyên nhân cụ thể — chậm do quy trình nội bộ, do thiếu chứng từ, hay do khó khăn tài chính là ba tình huống khác nhau.
Nguyên nhân nào phổ biến và dễ xử lý nhất?
Thiếu chứng từ — bổ sung ngay là giải quyết được.
Cần cân nhắc gì trước khi theo đuổi pháp lý?
Đòi nợ xuyên biên giới tốn kém và mất thời gian — với khoản nhỏ, chi phí theo đuổi có thể vượt giá trị khoản nợ.
