Một lô hàng xuất khẩu đi kèm một bộ chứng từ. Mỗi loại có vai trò riêng, và hiểu vai trò đó giúp biết cái nào không được sai.
Hợp đồng ngoại thương
Cơ sở pháp lý của cả giao dịch. Các nội dung tối thiểu: hàng hóa và quy cách, số lượng, đơn giá và tổng trị giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời hạn giao hàng, và điều khoản giải quyết tranh chấp.
Với giao dịch nhỏ, nhiều bên dùng đơn đặt hàng đã xác nhận thay cho hợp đồng đầy đủ. Vẫn nên có đủ các nội dung trên.
Hóa đơn thương mại
Chứng từ do người bán lập, thể hiện giá trị lô hàng. Đây là căn cứ để tính thuế và để thanh toán.
Nội dung phải khớp với hợp đồng và với các chứng từ khác — tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán.
Phiếu đóng gói
Mô tả chi tiết cách hàng được đóng: bao nhiêu kiện, mỗi kiện chứa gì, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, kích thước.
Chứng từ này phục vụ việc kiểm đếm và xếp dỡ. Nó cũng là thứ hải quan đối chiếu khi kiểm tra thực tế hàng hóa.
Vận đơn
Đây là chứng từ quan trọng nhất trong bộ, và cũng là chứng từ có tính chất đặc biệt nhất.
Vận đơn đường biển có ba chức năng cùng lúc: biên nhận hàng của hãng tàu, bằng chứng về hợp đồng vận chuyển, và chứng từ sở hữu hàng hóa.
Chức năng thứ ba là chức năng cần đặc biệt cẩn thận: ai cầm bản gốc vận đơn thì có quyền nhận hàng tại cảng đến. Vì vậy nó không phải tờ giấy gửi trước cho tiện — thời điểm và cách chuyển giao vận đơn gắn chặt với phương thức thanh toán.
Vận đơn hàng không khác ở chỗ này: nó không phải chứng từ sở hữu, chỉ là biên nhận và hợp đồng vận chuyển.
Giấy chứng nhận xuất xứ
Chứng minh hàng có xuất xứ từ đâu. Đây là chứng từ quyết định người mua có được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi hay không. Xem bài riêng về chủ đề này.
Các chứng từ theo yêu cầu
Tùy loại hàng và tùy thị trường:
- Chứng thư kiểm dịch — với hàng nông sản, thủy sản, sản phẩm động vật.
- Chứng nhận chất lượng hoặc kết quả kiểm nghiệm.
- Chứng nhận hun trùng — thường yêu cầu với hàng đóng bằng pallet gỗ.
- Chứng nhận bảo hiểm — khi điều kiện giao hàng yêu cầu người bán mua bảo hiểm.
- Các chứng nhận riêng của thị trường hoặc của người mua.
Nguyên tắc quan trọng nhất
Toàn bộ chứng từ phải nhất quán với nhau.
Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, tên và địa chỉ các bên — mọi thông tin xuất hiện ở nhiều chứng từ đều phải trùng khớp, kể cả cách viết.
Điều này đặc biệt quan trọng khi thanh toán bằng thư tín dụng: ngân hàng kiểm chứng từ theo đúng câu chữ, và một khác biệt nhỏ — tên viết tắt khác nhau, thiếu một chữ — cũng đủ để bộ chứng từ bị coi là không phù hợp, dẫn tới chậm hoặc từ chối thanh toán.
Việc nên làm
Trước khi phát hành bộ chứng từ, đặt chúng cạnh nhau và soát chéo từng mục. Với thanh toán bằng thư tín dụng, soát thêm một lượt đối chiếu với đúng câu chữ trong thư tín dụng.
Nửa giờ soát chứng từ tiết kiệm được nhiều tuần chờ xử lý sai sót.
Hỏi đáp nhanh
Vận đơn đường biển đặc biệt ở chỗ nào?
Nó có ba chức năng cùng lúc: biên nhận hàng của hãng tàu, bằng chứng về hợp đồng vận chuyển, và chứng từ sở hữu hàng hoá. Ai cầm bản gốc thì có quyền nhận hàng tại cảng đến.
Vận đơn hàng không có giống vậy không?
Không. Nó không phải chứng từ sở hữu, chỉ là biên nhận và hợp đồng vận chuyển.
Nguyên tắc quan trọng nhất với bộ chứng từ là gì?
Toàn bộ phải nhất quán với nhau — tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, tên và địa chỉ các bên, kể cả cách viết.
Vì sao nhất quán lại quan trọng tới vậy với thư tín dụng?
Vì ngân hàng kiểm chứng từ theo đúng câu chữ. Một khác biệt nhỏ như tên viết tắt khác nhau hay thiếu một chữ cũng đủ để bộ chứng từ bị coi là không phù hợp.
